Ein Kunde erhielt Verkaufs- und Retourendaten marktweise in uneinheitlicher Rohform. eXos-IT entwickelte eine Excel-/VBA-Lösung, die offene Arbeitsmappen einliest, Marktdaten erkennt, Artikel vereinheitlicht und die Liefermengen pro Markt und Produkt bedienbar macht.
Vorher, Lösung, Ergebnis
Die eigentliche Arbeit bestand vorher nicht im Tippen einzelner Werte, sondern im wiederholten Suchen, Filtern, Zuordnen, Vereinheitlichen und Kontrollieren der Daten.
Der Kunde erhält Verkaufs- und Retourendaten je Markt. Jeder Block enthält Artikel, gelieferte Mengen, Retouren, Gewichte, Warenwerte und weitere Spalten. Diese Daten mussten regelmäßig geprüft, gefiltert, mit weiteren Informationen verbunden und in eine nutzbare Form gebracht werden.
Bei mehr als 50 Märkten entsteht schnell ein Vorgang, der zwar fachlich einfach wirkt, im Alltag aber viel Konzentration bindet und fehleranfällig ist.
eXos-IT entwickelte eine Excel-/VBA-Lösung, mit der der Anwender die relevante Arbeitsmappe und das gewünschte Blatt auswählt. Danach werden die Marktdaten automatisch erkannt und in eine einheitliche Struktur überführt.
Der Anwender arbeitet weiter in Excel, aber nicht mehr im Rohdatenchaos. Die relevanten Informationen stehen strukturiert bereit und können pro Markt, Produkt oder Farbe schnell geprüft werden.
Typische Fehler durch Kopieren, Übersehen oder falsche Zuordnung werden reduziert, weil der wiederkehrende Ablauf nicht jedes Mal neu manuell aufgebaut wird.
Screenshots aus der Lösung
Die Lösung bleibt bewusst nah an Excel. Entscheidend ist, dass die komplexe Vorarbeit hinter Buttons und Dialogen verschwindet.
Der Anwender wählt aus den geöffneten Arbeitsmappen die richtige Datei und das passende Tabellenblatt. Die Lösung liest die erkannten Markt-, Artikel- und Mengendaten anschließend ohne weiteres Zutun ein.
Ein kleines Menü ersetzt wiederholtes Filtern und Scrollen. Der Anwender kann zum Beispiel alle Artikel eines Marktes oder ein Produkt über alle Märkte hinweg selektieren.
Wenn eine Liefermenge fachlich geändert werden soll, passiert das geführt über eine kleine Maske: auf null setzen, Mindestbestellmenge, prozentuale oder absolute Anpassung.
Die Zeitrechnung
Vorher dauerte ein Erfassungsvorgang etwa 2 Stunden. Heute ist der technische Einlese- und Strukturierungsschritt in ca. 30 Sekunden erledigt. Bei einem wöchentlichen Vorgang ergibt das grob rund 100 Stunden Entlastung pro Jahr.
Die genaue Zeitersparnis hängt davon ab, wie viel fachliche Kontrolle im Anschluss gewünscht ist. Die Automatisierung ersetzt vor allem die wiederkehrende mechanische Vorarbeit.
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