Fallstudie aus der Lebensmittelproduktion
Von 2 Stunden manueller Erfassung auf 30 Sekunden
Eine umfangreiche Excel-Kommissionierung wurde mit VBA so erweitert, dass Liefer- und Retourendaten automatisch eingelesen, zugeordnet und als prüfbare Lieferempfehlung aufbereitet werden.
Bestehende Excel-Datei erhalten
Wöchentlicher Vorgang
Seit 2023 schrittweise erweitert
KW 26 Automatisch berechnete Empfehlungen nach Markt und Produkt
GeliefertRetoureLieferempfehlungProduktion
Schematische, anonymisierte Darstellung der Lösung
Messbares Ergebnis
Der wöchentliche Erfassungsvorgang wurde praktisch vollständig automatisiert
Die verbleibende Zeit dient nicht mehr der manuellen Übertragung, sondern der fachlichen Prüfung und gezielten Anpassung.
Ausgangslage
Viele Märkte, viele Produkte und jede Woche dieselbe manuelle Zuordnung
Der Betrieb steuert Kommissionierung und Produktionsmengen über eine über Jahre gewachsene Excel-Datei. Die benötigten Verkaufs-, Liefer- und Retourendaten lagen bereits digital vor, mussten aber einzeln in die passende Kombination aus Markt und Artikel übertragen werden.
Manuelle Erfassung über rund zwei Stunden
- Systembericht öffnen und relevante Datensätze suchen
- Jeden Markt und jeden Artikel einzeln abgleichen
- Gelieferte Mengen und Retouren manuell übertragen
- Packungseinheiten und Lieferturnusse berücksichtigen
- Empfehlungen anschließend nochmals kontrollieren
Bericht auswählen, einlesen und Ergebnis prüfen
- Warenwirtschaftsbericht direkt in Excel einlesen
- Märkte und Produkte automatisch zuordnen
- Gewichte automatisch in Packungseinheiten umrechnen
- Retourenquote und Lieferempfehlung berechnen
- Nur noch fachlich prüfen und bei Bedarf anpassen
Die Umsetzung
Automatisierung direkt in der vorhandenen Excel-Arbeitsumgebung
Die bestehende Datei wurde nicht ersetzt. Sie wurde gezielt um Import-, Berechnungs- und Bearbeitungsfunktionen ergänzt.
Bericht exportieren
Liefer- und Retourendaten werden wie gewohnt aus dem bestehenden Warenwirtschaftssystem exportiert.
Daten einlesen
Ein VBA-Dialog erkennt die geöffnete Exportdatei und übernimmt die benötigten Felder.
Automatisch zuordnen
Markt- und Artikelnummern verbinden jeden Datensatz mit der richtigen Position in der Kommissionierung.
Empfehlung prüfen
Excel zeigt berechnete Mengen und Auffälligkeiten farblich an. Der Anwender behält die Entscheidung.
Funktionen im Detail
Aus einer Dateneingabe wurde ein praxistaugliches Entscheidungswerkzeug
Automatischer Datenabgleich
Stabile Markt- und Artikelnummern sorgen dafür, dass auch große Datenmengen zuverlässig in die richtigen Zellen gelangen.
Umrechnung in Stückzahlen
Gewichtsbasierte Warenbewegungen werden anhand des jeweiligen Packungsgewichts in nutzbare Stück- und Packungsmengen umgerechnet.
Lieferungen und Retouren
Gelieferte und retournierte Mengen werden zusammengeführt. Daraus entstehen tatsächlicher Abverkauf und Retourenquote.
Konfigurierbare Ampellogik
Schwellenwerte markieren unauffällige und auffällige Markt-Artikel-Kombinationen, ohne die fachliche Entscheidung vorwegzunehmen.
Lieferturnus und Mindestmengen
Wöchentliche und zweiwöchentliche Lieferungen sowie definierte Mindestbestellmengen fließen in die Empfehlung ein.
Gezielte Massenanpassungen
Ausgewählte Produkte, Märkte oder Farbgruppen lassen sich absolut oder prozentual anpassen, etwa bei saisonalen Veränderungen.
Die Zeitrechnung
Fast zwei Stunden pro Woche werden für andere Aufgaben frei
Vorher dauerte ein Vorgang rund 120 Minuten, heute etwa 30 Sekunden. Bei einer Durchführung pro Woche ergibt das rechnerisch rund 6.214 eingesparte Minuten beziehungsweise knapp 104 Arbeitsstunden pro Jahr.
Berechnung: (120 Minuten – 0,5 Minuten) × 52 Vorgänge. Individuelle Prüf- oder Nachbearbeitungszeiten können je nach Datenlage zusätzlich anfallen.
119,5 Min. × 52
= 6.214 Minuten = rund 104 Stunden pro Jahr
Ihr Prozess als nächste Fallstudie?
Welche wiederkehrende Excel-Arbeit kostet Ihr Unternehmen jede Woche Zeit?
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