Fallstudie aus dem Fachhandel
Fast 6.000 Artikel automatisch für den Import aufbereitet
Unterschiedlich aufgebaute Lieferantenlisten werden per Excel und VBA in ein einheitliches Zielschema überführt. Artikeltexte, Preise, Kennungen und Prüfregeln entstehen automatisch statt in wiederkehrender Handarbeit.
Bestehende Office-Umgebung
Zwei Vorgänge pro Woche
Für weitere Lieferanten konfigurierbar
5.983 Datensätze Lieferantenformat automatisch in das Zielsystem überführen
LieferantenlisteSchemaFertiger Import
Schematische, anonymisierte Darstellung der Lösung
Messbares Ergebnis
Aus wiederkehrender Listenbearbeitung wird ein kontrollierter Importvorgang
Die eigentliche Umformung läuft automatisch. Der Mitarbeiter wählt die Liste aus, startet die Verarbeitung und prüft nur noch das Ergebnis.
Ausgangslage
Jeder Lieferant liefert Daten anders, das Zielsystem erwartet aber immer dasselbe Format
Der Fachbetrieb erhält regelmäßig umfangreiche Artikellisten von verschiedenen Lieferanten. Spalten, Bezeichnungen und Preisangaben unterscheiden sich, während für den Import ein fest definiertes Schema benötigt wird.
Listen immer wieder manuell umbauen und kontrollieren
- Quellspalten den richtigen Zielfeldern zuordnen
- Artikeltexte aus mehreren Spalten zusammensetzen
- Preise umrechnen und auf Plausibilität prüfen
- Artikelnummern, Datumswerte und Matchcodes erzeugen
- Das Ergebnis in das geforderte Importschema bringen
Lieferantenliste einfügen, Verarbeitung starten und prüfen
- Schema einmalig je Lieferantenformat konfigurieren
- Bis zu sechs Quellfelder je Zielfeld kombinieren
- Fixwerte, Trenner und Umrechnungen automatisch anwenden
- Unplausible Preise farblich kennzeichnen oder korrigieren
- Fertige Importliste direkt in Excel bereitstellen
Die Umsetzung
Ein konfigurierbares Schema statt einer starren Einmallösung
Die VBA-Lösung verarbeitet nicht nur eine einzelne Datei. Neue Listen im gleichen Lieferantenformat können ohne erneute Programmierung aufbereitet werden.
Liste übernehmen
Die ursprüngliche Lieferantenliste wird als erstes Tabellenblatt in die Importdatei übernommen.
Schema festlegen
Eine verständliche Konfiguration bestimmt, welche Quellspalten in welches Zielfeld einfließen.
Daten umformen
VBA kombiniert Inhalte, setzt Fixwerte, berechnet Preise und erzeugt eindeutige Kennungen.
Import prüfen
Die fertige Liste wird in einem neuen Tabellenblatt ausgegeben. Auffällige Preise sind sofort sichtbar.
Funktionen im Detail
Regeln, die bei mehreren tausend Artikeln zuverlässig eingehalten werden
Flexible Spaltenzuordnung
Bis zu sechs Quellspalten können mit frei wählbaren Trennzeichen zu einem Zielfeld verbunden werden.
Saubere Artikeltexte
Bezeichnungen werden automatisch zusammengesetzt, auf 50 Zeichen begrenzt und mit dem Überlauf in ein Textfeld aufgeteilt.
Eindeutige Kennungen
Matchcodes entstehen aus Präfix, aktuellem Datum und Artikelnummer. Führende Nullen und lange Nummern bleiben erhalten.
Preisberechnung
Brutto- und Nettowerte werden anhand der hinterlegten Mehrwertsteuer automatisch in das benötigte Format umgerechnet.
Plausibilitätsprüfung
Das Verhältnis zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis wird geprüft. Abweichungen werden farblich hervorgehoben.
Automatische Korrektur
Auf Wunsch hebt die Lösung einen zu niedrigen Verkaufspreis automatisch auf das definierte Mindestverhältnis an.
Die Zeitrechnung
Konservativ gerechnet werden rund 100 Arbeitsstunden pro Jahr frei
Für die manuelle Aufbereitung einer umfangreichen Lieferantenliste setzen wir vorsichtig 60 Minuten an. Die automatisierte Verarbeitung einschließlich kurzer Ergebniskontrolle wird mit 5 Minuten kalkuliert. Bei zwei Vorgängen pro Woche ergibt sich eine jährliche Ersparnis von rund 95 Stunden.
Diese Zeitangabe ist eine nachvollziehbare Schätzung auf Basis des tatsächlichen Dateiumfangs und der automatisierten Arbeitsschritte. Sie wurde nicht als gemessener Wert vom Kunden bestätigt.
55 Min. × 104
= 5.720 Minuten = rund 95 Stunden pro Jahr
Ihr Prozess als nächste Fallstudie?
Welche wiederkehrende Excel-Arbeit kostet Ihr Unternehmen jede Woche Zeit?
Schildern Sie den Ablauf kurz. eXos-IT prüft kostenlos, ob sich eine bestehende Datei reparieren, erweitern oder automatisieren lässt.