Eine Excel-/VBA-Lösung macht aus uneinheitlichen Lieferantendaten automatisch eine geprüfte Importdatei für das Zielsystem inklusive Mapping, Berechnungen und Plausibilitätsprüfung.
Datei einlesen, Fachregeln anwenden, Prüfliste kontrollieren. Der Rest läuft automatisch.
Kurzcase
Der normale CSV-Import liest Daten nur ein. Der eigentliche Mehrwert liegt hier davor: Daten zuordnen, umformen, berechnen, prüfen und im richtigen Schema ausgeben.
Der Kunde erhält regelmäßig Lieferantendateien, die zwar geöffnet werden können, aber nicht zum Importschema passen. Vorher mussten Spalten ausgewählt, Artikeltexte zusammengesetzt, Preise geprüft, Kennungen erzeugt und fehlende Angaben erkannt werden.
eXos-IT entwickelt eine Excel-/VBA-Lösung, die die fachliche Aufbereitung auf Knopfdruck übernimmt.
Der Kunde startet die Verarbeitung und erhält eine vorbereitete Importdatei inklusive Zielfeldern, berechneten Werten und Prüfhinweisen. Die manuelle Umbauarbeit entfällt; fachlich kontrolliert werden nur noch Ergebnis und Auffälligkeiten.
Reduziert typische Fehler bei Preisumrechnung, Artikeltexten, Matchcodes und Importschema.
Ausgangslage
Der Fachbetrieb erhält regelmäßig umfangreiche Artikellisten von verschiedenen Lieferanten. Spalten, Bezeichnungen und Preisangaben unterscheiden sich, während für den Import ein fest definiertes Schema benötigt wird.
Die Umsetzung
Die VBA-Lösung verarbeitet nicht nur eine einzelne Datei. Neue Listen im gleichen Lieferantenformat können ohne erneute Programmierung aufbereitet werden.
Die ursprüngliche Lieferantenliste wird als erstes Tabellenblatt in die Importdatei übernommen.
Eine verständliche Konfiguration bestimmt, welche Quellspalten in welches Zielfeld einfließen.
VBA kombiniert Inhalte, setzt Fixwerte, berechnet Preise und erzeugt eindeutige Kennungen.
Die fertige Liste wird in einem neuen Tabellenblatt ausgegeben. Auffällige Preise sind sofort sichtbar.
Funktionen im Detail
Quellspalten werden den richtigen Zielfeldern zugeordnet. Bis zu sechs Felder können verbunden werden; Artikeltexte, Matchcodes und Warengruppen entstehen nach festen Regeln.
Fixwerte, Trenner, Preisumrechnungen, Datumswerte und Zielformate werden automatisch angewendet, damit die Liste in das vorgegebene Importschema passt.
Unplausible Preise, fehlende Pflichtfelder, zu lange Texte oder auffällige Matchcodes werden markiert, bevor die Daten ins Zielsystem übernommen werden.
Die Zeitrechnung
Für die manuelle Aufbereitung einer umfangreichen Lieferantenliste setzen wir vorsichtig 60 Minuten an. Die automatisierte Verarbeitung einschließlich kurzer Ergebniskontrolle wird mit 5 Minuten kalkuliert. Bei zwei Vorgängen pro Woche ergibt sich eine jährliche Ersparnis von rund 95 Stunden – also knapp 100 Arbeitsstunden pro Jahr.
Diese Zeitangabe ist eine nachvollziehbare Schätzung auf Basis des tatsächlichen Dateiumfangs und der automatisierten Arbeitsschritte. Sie wurde nicht als gemessener Wert vom Kunden bestätigt.
Ihr Prozess als nächste Fallstudie?
Schicken Sie eine anonymisierte Beispieldatei oder beschreiben Sie kurz den Ablauf. eXos-IT prüft kostenlos, ob sich eine bestehende Datei reparieren, erweitern oder automatisieren lässt.