Fallstudie aus dem internationalen Projektgeschäft
Rund 160 Projektdateien in einem einheitlichen Reporting-System
Ein Excel-/VBA-System führt wöchentliche Projektdaten, Sicherheitsmeldungen, Fotos und Management-Kennzahlen in einem festen Prozess zusammen – mehrsprachig und über Ländergrenzen hinweg.
Deutsch und Englisch
Wöchentlicher Berichtszyklus
Über mehrere Jahre weiterentwickelt
Messbares Ergebnis
Ein verbindlicher Reporting-Prozess für zahlreiche internationale Projekte
Die Lösung gibt den Eingabeablauf vor, prüft Daten und erzeugt die benötigten Berichte und Übertragungspakete in einer konsistenten Struktur.
Die Lösung im Projektalltag
Ein Blick in die Excel-/VBA-Fachanwendung
Die Arbeitsmappe führt Projektdaten, Prüfungen, Ereignisberichte, Fotos, Maßnahmen und das wöchentliche Exportpaket in einer gemeinsamen Excel-Lösung zusammen. Die folgenden Ansichten zeigen die zentralen Arbeitsbereiche des Systems.
Eine Startseite führt durch den vollständigen Wochenprozess
Die Arbeitsmappe bündelt 15 fachliche Bereiche und zeigt Projektstatus, Fortschritt, Arbeitsstunden, Beobachtungen, Sicherheitsbegehungen und offene Maßnahmen. Das Wochenpaket bleibt gesperrt, solange erforderliche Berichte oder Dateien fehlen.
- 15 fachliche Datenbereiche
- Deutsch und Englisch
- automatische Prüfungen
- strukturiertes Wochenpaket
Ereignisse werden einmal erfasst und als Berichte weiterverarbeitet
Ereignisse, Beinahe-Unfälle und Sachschäden werden strukturiert erfasst, geprüft und freigegeben. Aus denselben Daten entstehen standardisierte deutsch-englische Ereignisberichte, ohne Inhalte erneut in Vorlagen übertragen zu müssen.
- strukturierte Eingabemaske
- Prüf- und Freigabestatus
- zweisprachige Berichte
- einheitliche Dateinamen
Fotos werden fachlich zugeordnet und automatisch eindeutig benannt
Projektfotos werden Beobachtungen, Ereignissen oder Sicherheitsbegehungen zugeordnet. Die Lösung prüft fehlende Dateien, erzeugt einheitliche Dateinamen und übernimmt die freigegebenen Bilder in das Wochenpaket.
- Zuordnung zu Fachdatensätzen
- automatische Dateinamen
- Prüfung fehlender Bilder
- Übernahme ins Wochenpaket
Die gezeigten Namen und Projektdaten sind Beispieldaten.
Ihre bestehende Datei bildet bereits wichtige Fachlogik ab? Lassen Sie prüfen, ob eine strukturierte Weiterentwicklung, Teilmodernisierung oder Webanwendung sinnvoll ist.
Eigene Excel-Lösung einschätzen lassenAusgangslage
Viele Projekte, unterschiedliche Länder und jede Woche dieselben Berichtspflichten
Projektteams mussten Fortschritt, Firmen, Arbeitsstunden, Beobachtungen, Sicherheitsbegehungen und Ereignisse zuverlässig dokumentieren. Gleichzeitig benötigte die Zentrale vergleichbare Daten für Auswertung und Management.
Verteilte Informationen und uneinheitliche Berichtswege
- Mehrere fachliche Themen getrennt dokumentieren
- Fotos und Dokumente den richtigen Ereignissen zuordnen
- Unfall- und Ereignisberichte manuell vorbereiten
- Wöchentliche Daten für die Zentrale zusammenstellen
- Projektwerte anschließend erneut für KPIs auswerten
Ein geführter Ablauf von der Erfassung bis zum Management-Dashboard
- Einheitliche Masken für alle wichtigen Projektdaten
- Plausibilitätsprüfungen bereits bei der Eingabe
- Berichte automatisch aus vorhandenen Daten erzeugen
- Fotos umbenennen und eindeutig zuordnen
- Wochenpakete vollständig und strukturiert bereitstellen
Die Umsetzung
Excel wurde zur gemeinsamen Oberfläche für Erfassung, Berichte und Analyse
Die Projektmitarbeiter bleiben in ihrer gewohnten Office-Umgebung. VBA steuert im Hintergrund Datenhaltung, Dokumenterzeugung und Dateiorganisation.
Daten erfassen
Geführte Masken erfassen Firmen, Projektfortschritt, Beobachtungen, Unfälle und wöchentliche Kennzahlen.
Inhalte prüfen
Pflichtfelder, Wertebereiche und Zusammenhänge werden bereits während der Eingabe kontrolliert.
Berichte erzeugen
Unfall-, Ereignis-, Wochen- und Abschlussberichte werden aus den vorhandenen Daten automatisch befüllt.
Zentral auswerten
Projektdateien fließen in übergreifende Analysen, Länderübersichten und Management-Dashboards ein.
Funktionen im Detail
Funktionen für einen vollständigen wöchentlichen Berichtsprozess
Mehrsprachige Bedienung
Die Benutzeroberfläche kann zwischen Deutsch und Englisch wechseln und unterstützt internationale Projektteams.
Projektfortschritt
Mehrere Bauphasen und Status je Projektstruktur werden übersichtlich erfasst und vergleichbar ausgewertet.
Beobachtungen und Ereignisse
Abweichungen, gute Praktiken, Umweltereignisse und Beinahe-Unfälle werden zentral dokumentiert und gefiltert.
Automatische Einzelberichte
Unfall- und Ereignisdaten werden direkt in Berichtsvorlagen übertragen und im richtigen Projektordner gespeichert.
Fotoverwaltung
Ausgewählte Bilder werden automatisch kopiert, eindeutig benannt und dem passenden Berichtseintrag zugeordnet.
Komplettes Wochenpaket
Die aktuelle Projektdatei, Dokumente und Fotos einer Kalenderwoche werden automatisch in einer definierten Ordnerstruktur gesammelt.
Die Zeitrechnung
Die Lösung wuchs mit dem operativen Einsatz
Das Reporting-System wurde nicht als starre Einmallösung behandelt. Rückmeldungen aus verschiedenen Projekten, Ländern und Office-Umgebungen flossen über mehrere Jahre in neue Versionen, Auswertungen und Berichtsformate ein.
Rund 160 Projektdateien · 20 dokumentierte Ausbaustufen
Ein Reporting-Standard für mehr als zehn Länder
Ihr Prozess als nächste Fallstudie?
Welche wiederkehrende Excel-Arbeit kostet Ihr Unternehmen jede Woche Zeit?
Schildern Sie den Ablauf kurz. eXos-IT prüft kostenlos, ob sich eine bestehende Datei reparieren, erweitern oder automatisieren lässt.
Vergrößerte Arbeitsmappenansicht
