eXos-IT E-Rechnung für Excel

Schnellstart in sieben Schritten

Lizenzschlüssel hinterlegen und prüfen

Der große Button „Lizenz“ befindet sich im Ribbon in der Gruppe „Service“. Beim Öffnen prüft der Dialog den hinterlegten Schlüssel automatisch und zeigt Lizenzstatus, Kunde, Tarif und aktuelles Monatskontingent.

• Der Lizenzschlüssel wird im Gateway für den Kunden erzeugt und kann dort kopiert werden.
• Der Schlüssel ist nicht an ein bestimmtes Gerät gebunden und kann auf den vorgesehenen Arbeitsplätzen eingetragen werden.
• Ein leer gespeicherter Schlüssel deaktiviert die Nutzung auf dem betreffenden Windows-Benutzer.
• Ein leerer oder ungültiger Schlüssel wird ohne zusätzliche Fehlermeldung als „Inaktiv“ angezeigt.
• Gateway-Benutzername und Passwort werden nicht im Excel-Add-in gespeichert.
• Über „Kundenportal“ öffnen Sie die Anmeldung zur Pflege Ihrer Unternehmensdaten.

Vorlage und Zellzuordnung einrichten

Der Editor verbindet die veränderlichen Angaben Ihrer Rechnung mit den passenden Excel-Zellen. Ihre eigenen Unternehmensdaten stammen zentral aus dem Gateway.

Zelle

Nutzen Sie „Zelle“ für Rechnungsnummer, Datum, Empfänger, Summen und andere veränderliche Daten. Über die Auswahlschaltfläche können Sie die betreffende Zelle direkt in Excel markieren.

Eigene Angaben

Unternehmensname, Anschrift, Steuerkennzeichen und Ansprechpartner pflegen Sie im Gateway unter „E-Rechnungs-Daten“. Diese Felder sind im Excel-Add-in schreibgeschützt und werden vor jeder Prüfung und Erstellung aktuell vom Gateway abgerufen.

Der E-Rechnungs-Zugang wird als eigenständiges Produkt verwaltet. Er ist nicht mit einem KI-Projekt, einem KI-Schlüssel oder einem Tokenlimit verknüpft.

Fester Wert

Feste Werte stehen weiterhin für vorlagenbezogene Angaben zur Verfügung, die sich nicht mit jeder Rechnung ändern, zum Beispiel Währung, Belegart oder Zahlungsart.

Rechnungspositionen

Legen Sie Tabellenblatt, erste und letzte Datenzeile sowie die Spalten für Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Umsatzsteuer fest. Die Stopp-Spalte bestimmt, ob eine Positionszeile befüllt ist.

Mehrere Rechnungsvorlagen verwenden

Im Dropdown „Aktive Vorlage“ sehen Sie jederzeit, welche Feldzuordnung für die nächste Prüfung oder Erstellung verwendet wird. Die Auswahl ist unabhängig von der geöffneten Excel-Datei.

• Mit „Neue Vorlage“ legen Sie einen Namen und eine Belegart fest.
• Standardrechnung, Stornorechnung, Gutschrift und Korrekturrechnung stehen als Vorauswahl bereit.
• „Feldzuordnung bearbeiten“ ändert ausschließlich die im Dropdown ausgewählte Vorlage.
• Für Belegart, Währung und Zahlungsart werden zulässige Werte als Auswahlliste angeboten. Währung ist zunächst auf EUR und USD begrenzt.
• Bei Ländercodes stehen häufig verwendete Länder zur Auswahl; weitere ISO-Ländercodes können weiterhin eingegeben werden.
• Im Bereich „Positionen“ unterstützen Auswahllisten bei Standard-Einheit, Umsatzsteuersatz und Steuerkategorie.
• Über den separaten Button „Vorlage löschen“ entfernen Sie die gewählte Vorlage nach einer Sicherheitsabfrage. Excel-Dateien werden dabei nicht gelöscht.
• Vorlageninformationen werden nicht in den Dokumenteigenschaften der Arbeitsmappe gespeichert.

Wichtige Rechnungsangaben

Welche Angaben erforderlich sind, hängt vom konkreten Rechnungstyp ab. Für eine typische inländische Rechnung sollten mindestens folgende Bereiche vollständig zugeordnet sein:

Die Prüfung im Add-in ist eine technische Plausibilitäts- und Pflichtfeldprüfung, keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

Die Funktionen im Excel-Ribbon

Eigenständiges VBA-Framework

Dieser Integrationsweg läuft vollständig ohne Excel-Add-in. Das bestehende VBA-Projekt erzeugt seine PDF und ruft anschließend nur ERechnungErstellen(pdfPfad) auf. Die Function legt das eindimensionale Kopfdatenarray und das zweidimensionale Positionsarray intern an.

Private Const EXOS_API_KEY As String = "HIER_API_KEY_EINTRAGEN"

Public Function ERechnungErstellen(ByVal pdfPfad As String)
    Dim kopfdaten() As Variant
    Dim positionen() As Variant

    ReDim kopfdaten(1 To 48)
    RechnungsdatenBereitstellen kopfdaten, positionen
    SendeUndErsetzePdf pdfPfad, kopfdaten, positionen
End Function

• Nur RechnungsdatenBereitstellen wird an das vorhandene Projekt angepasst.
• kopfdaten(1) ist immer die Rechnungsnummer.
• Positionen werden verständlich als positionen(Position, Feld) gepflegt, beispielsweise positionen(2, 6) für den Einzelpreis der zweiten Position.
• Das Framework linearisiert das 2D-Array intern und wandelt beide Arrays selbstständig in gültiges UTF-8-JSON um.
• Datumswerte, Dezimaltrennzeichen, Umlaute und JSON-Sonderzeichen werden automatisch behandelt.
• PDF und JSON werden mit Windows-Bordmitteln direkt per HTTPS an das Gateway übertragen.
• Der API-Key steht einmalig als Konstante im Modulkopf und ist kein Function-Parameter.
• Die Function hat keinen Rückgabewert und zeigt Fehler direkt an.
• Nach erfolgreicher Verarbeitung ersetzt die Server-PDF die ursprüngliche Datei unter pdfPfad. Bei einem Fehler bleibt das Original erhalten.

Was beim Erstellen technisch passiert

1. Excel berechnet und speichert die aktuelle Arbeitsmappe.
2. Das aktive Rechnungsblatt wird als PDF/A exportiert.
3. Die Rechnungsdaten werden anhand Ihrer festen Vorlagenzuordnung ausgelesen und geprüft.
4. Aus den strukturierten Daten wird eine XML-Rechnung erzeugt.
5. PDF und XML werden verschlüsselt an das eXos-IT Gateway übertragen, dort zusammengeführt und technisch validiert.
6. Die fertige ZUGFeRD-PDF wird in den lokalen Rechnungsordner heruntergeladen; temporäre Verarbeitungsdateien werden anschließend entfernt.

Wenn etwas nicht funktioniert

„Keine Rechnungsvorlage ausgewählt“

Wählen Sie im Ribbon eine vorhandene Vorlage aus oder klicken Sie auf „Neue Vorlage“, um Name, Belegart und Feldzuordnung anzulegen.

Fehlende eigene Angaben

Melden Sie sich im Gateway an und vervollständigen Sie den Bereich „eRechnungs-Daten pflegen“. Starten Sie die Prüfung danach erneut; die aktuellen Werte werden automatisch abgerufen.

Fehlende oder falsche Rechnungsdaten

Öffnen Sie „Feldzuordnung bearbeiten“ und kontrollieren Sie Blattnamen, Zelladressen, Positionszeilen sowie vorlagenbezogene feste Werte. Prüfen Sie anschließend erneut mit „Rechnungsdaten prüfen“.

PLZ und Ort stehen in einer Zelle

Wählen Sie beim Rechnungs- oder Leistungsempfänger als Adressformat „PLZ und Ort in einer Zelle“ und ordnen Sie die gemeinsame Zelle zu. Deutsche Angaben wie „97705 Burkardroth“ oder „D-97705 Burkardroth“ werden getrennt in die vorgeschriebenen XML-Felder übernommen. Für ausländische oder nicht eindeutig aufgebaute Anschriften verwenden Sie bitte getrennte Felder.

Keine PDF im Rechnungsordner

Öffnen Sie das „Fehlerprotokoll“. Senden Sie es bei Bedarf zusammen mit einer kurzen Beschreibung über den Kontakt-Button an eXos-IT. Bitte entfernen Sie sensible Rechnungsdaten, bevor Sie Beispieldateien weitergeben.

Falsche Vorlage ausgewählt

Öffnen Sie im Ribbon das Menü „Vorlagen“, wählen Sie die Zuordnung aus, die zum Aufbau der geöffneten Rechnung passt, und starten Sie die Prüfung erneut.

Datenverarbeitung und Speicherung

• Ihre Verkäufer-Stammdaten werden kundenbezogen im eXos-IT Gateway gespeichert und bei jeder Prüfung und Erstellung abgerufen.
• Vorlagennamen, aktive Auswahl und Zellzuordnungen werden lokal in Ihrem Windows-Benutzerprofil gespeichert.
• In den Dokumenteigenschaften der Excel-Arbeitsmappe werden keine Vorlageninformationen abgelegt.
• Die Excel-Arbeitsmappe selbst wird nicht an das Gateway übertragen.
• Zur Erstellung werden die erzeugte PDF und die strukturierte XML verschlüsselt über HTTPS verarbeitet.
• Die fertige E-Rechnung wird lokal neben Ihrer Arbeitsmappe gespeichert.

Details zum Betrieb und zur Auftragsverarbeitung stellen wir im Rahmen der produktiven Nutzung transparent bereit.