Das neue ERP soll Excel ablösen. Komplett. So steht es gerne im Projektziel. Und dann geht das System live.
Drei Monate später gibt es wieder Excel-Dateien. Nicht, weil die Mitarbeiter das Projekt sabotieren. Nicht, weil sie grundsätzlich gegen Veränderung sind. Sondern weil ein ERP-System nie jeden Nebenprozess gleich gut abbildet. Das Kernsystem kümmert sich um Aufträge, Buchungen, Bestände, Stammdaten und standardisierte Abläufe.
Der Alltag besteht aber zusätzlich aus: Sonderkalkulationen. Einmaligen Auswertungen. Übergangslisten. Kundenindividuellen Berichten. Abstimmungen mit Lieferanten. Planungen. Forecasts. Korrekturübersichten. Vorbereitungen für Importe. Genau dort taucht Excel wieder auf.
Die falsche Reaktion lautet: Excel verbieten. Dann verschwinden die Dateien nicht. Sie werden nur weniger sichtbar. Die bessere Reaktion ist, Nebenprozesse bewusst zu klassifizieren.
Welche Datei ist nur eine persönliche Auswertung? Welche unterstützt einen Teamprozess? Welche erzeugt Daten, die später ins ERP zurückfließen? Welche enthält kritische Berechnungen?
Welche wird in sechs Monaten nicht mehr gebraucht? Diese Unterschiede sind entscheidend. Eine temporäre Migrationsliste braucht keine umfangreiche Softwarelösung. Eine geschäftskritische Kalkulation, die täglich Auftragswerte bestimmt, dagegen schon mehr Kontrolle.
Manche Nebenprozesse lassen sich später durch ERP-Funktionen ersetzen. Manche gehören besser in Power BI, eine Datenbank oder ein kleines internes Tool. Manche bleiben sinnvoll in Excel – aber mit sauberem Import, klarer Version und dokumentierten Regeln.
ERP-Projekte scheitern häufig an einer unrealistischen Erwartung: Dass Standardisierung jede Ausnahme entfernt. Sie entfernt aber nur die Ausnahmen, die fachlich wirklich überflüssig sind. Andere bleiben, weil Kunden, Lieferanten oder interne Entscheidungen nun einmal nicht vollständig standardisiert sind.
Das Ziel sollte deshalb nicht „null Excel" sein. Das Ziel sollte „keine unkontrollierten kritischen Excel-Prozesse" sein. Das ist weniger plakativ. Aber deutlich realistischer.
Prüfen Sie nach einer ERP-Einführung nicht nur, welche Excel-Dateien verschwunden sind. Prüfen Sie vor allem, welche neuen entstanden sind – und welche davon inzwischen wieder einen wichtigen Prozess tragen.
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