Standardsoftware kann viel. Aber nicht Ihr gewachsenes Sonderwissen.
Standardsoftware löst Standardprobleme. Der eigentliche Unternehmensalltag liegt aber oft in den Ausnahmen.
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Gedanken zu Excel, Office, Automatisierung und KI im Mittelstand
Direkt, praxisnah und bewusst nicht glattgebügelt: Hier geht es um gewachsene Dateien, manuelle Zwischenschritte, Reportingstress, Prozessrisiken und sinnvolle Automatisierung.
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Neueste Beiträge zuerst. Kurze Einordnungen zu Excel, Office-Prozessen, Automatisierung und KI.
Der größte Fehler bei Office-Automatisierung: zu spät aufräumen
Viele Excel- und Office-Lösungen werden erst dann professionalisiert, wenn sie schon kritisch, unübersichtlich und schwer wartbar sind.
Artikel lesenKleine Projekte unter 3.000 Euro sind nicht klein, wenn sie jeden Monat wirken
Viele Unternehmen unterschätzen kleine Automatisierungsprojekte. Dabei können genau diese dauerhaft Zeit, Nerven und Fehler sparen.
Artikel lesenJe öfter Sie manuell prüfen müssen, desto schlechter ist der Ablauf gebaut
Manuelle Kontrolle wirkt verantwortungsvoll. Aber wenn sie ständig nötig ist, kaschiert sie oft einen schwachen Prozess.
Artikel lesenDatenimport per Copy & Paste ist kein Import
Nur weil Daten am Ende in der richtigen Tabelle stehen, ist der Weg dorthin noch lange kein sauberer Importprozess.
Artikel lesenWenn Excel E-Mails schreibt, braucht der Prozess trotzdem Kontrolle
E-Mail-Automatisierung spart Zeit. Aber ohne Prüfungen und Freigabe kann sie aus kleinen Fehlern sehr schnell sichtbare Fehler machen.
Artikel lesenFehlermeldungen sind besser als stille Fehler
Niemand mag Fehlermeldungen. Aber sie sind oft der Unterschied zwischen kontrolliertem Prozess und falschem Ergebnis.
Artikel lesenSie brauchen kein Digitalisierungsprojekt. Sie brauchen einen ersten Knopf.
Viele Unternehmen warten auf das große Projekt. Dabei würde ein einziger gut platzierter Button oft sofort Entlastung bringen.
Artikel lesenDer Monatsabschluss scheitert selten an SAP. Sondern an den letzten 10 Prozent.
Die großen Systeme liefern Daten. Der Stress entsteht oft danach: in Excel, E-Mail, Abstimmung und manuellen Korrekturen.
Artikel lesenKleine interne Tools sind oft besser als der nächste Systemwechsel
Nicht jeder Sonderfall rechtfertigt eine neue Standardsoftware. Manchmal fehlt nur ein kleines Werkzeug zwischen den Systemen.
Artikel lesenWenn ein Mitarbeiter kündigt, kündigt manchmal auch Ihr Prozess
Personengebundenes Wissen wirkt bequem, solange die Person da ist. Danach wird es teuer.
Artikel lesenEin Makro ist kein Prozess. Aber manchmal der erste ehrliche Schritt.
Makros werden oft belächelt. Dabei zeigen sie häufig sehr genau, wo Unternehmen wiederkehrende Arbeit endlich automatisieren sollten.
Artikel lesenIhre Fachabteilung ist nicht IT-feindlich. Sie will einfach arbeiten.
Wenn Fachabteilungen eigene Excel-Lösungen bauen, ist das nicht automatisch Widerstand gegen IT. Oft ist es ein Hilferuf aus dem Alltag.
Artikel lesenKI macht schlechte Prozesse nicht gut. Nur schneller.
KI kann viel. Aber sie ersetzt keine sauberen Daten, keine klaren Regeln und keine stabilen Abläufe.
Artikel lesenManuelle Exporte sind versteckte Schnittstellen
Wenn Menschen regelmäßig Daten aus einem System exportieren und woanders einfügen, existiert bereits eine Schnittstelle. Nur eine schlechte.
Artikel lesenDie Automatisierung, die sich am schnellsten rechnet, ist oft die langweiligste
Nicht jede gute Automatisierung klingt nach Innovation. Manche sparen einfach jeden Tag 20 Minuten. Genau deshalb sind sie stark.
Artikel lesenNiemand braucht ein Dashboard, wenn die Daten vorher falsch sind
Schöne Diagramme retten keine schlechten Daten. Oft beginnt gutes Reporting nicht mit Visualisierung, sondern mit Aufräumen.
Artikel lesenDer gefährlichste Button in Excel heißt „Kopieren“
Copy & Paste ist schnell. Genau deshalb ist es so gefährlich, wenn es Teil eines geschäftskritischen Prozesses wird.
Artikel lesen„Das haben wir immer so gemacht“ ist keine Prozessbeschreibung
Wenn ein Ablauf nur mit Gewohnheit erklärt wird, ist er selten stabil. Er ist nur vertraut.
Artikel lesenIhre Prozesse sind nicht komplex. Sie wurden nur nie aufgeräumt.
Viele Abläufe wirken kompliziert, weil über Jahre Ausnahmen, Hilfsdateien und manuelle Tricks dazugekommen sind. Das ist kein Naturgesetz.
Artikel lesenErst stabilisieren, dann modernisieren
Modernisierung klingt nach Neuanfang. In gewachsenen Office-Prozessen ist Stabilisierung oft der bessere erste Schritt.
Artikel lesen„Mal eben manuell machen“ ist teurer, als es klingt
Manuelle Arbeit wirkt billig, solange niemand sie addiert. Genau darin liegt das Problem.
Artikel lesenDer Moment, in dem Excel zur geschäftskritischen Anwendung wird
Excel wird nicht plötzlich kritisch. Es wächst still hinein. Und genau deshalb merken viele Unternehmen es zu spät.
Artikel lesenFachabteilungen bauen keine Schatten-IT, weil sie Lust auf Risiko haben
Wenn Fachabteilungen eigene Excel-Tools bauen, ist das selten Rebellion. Meist ist es ein Hilferuf des Prozesses.
Artikel lesenDatenprüfung ist kein Misstrauen. Datenprüfung ist Professionalität.
Wer Daten automatisch prüft, unterstellt niemandem Fehler. Er verhindert nur, dass kleine Abweichungen später teuer werden.
Artikel lesenWenn alle sagen „funktioniert doch“, sollten Sie genauer hinschauen
„Funktioniert doch“ ist einer der teuersten Sätze im Unternehmen. Denn oft heißt er nur: Wir haben uns an den Aufwand gewöhnt.
Artikel lesenKleine Projekte sind oft ehrlicher als große Digitalstrategien
Große Strategien klingen beeindruckend. Kleine Projekte zeigen, ob man echte Probleme wirklich lösen kann.
Artikel lesenDie beste Automatisierung sieht niemand
Gute Automatisierung ist nicht laut. Sie macht Abläufe einfach ruhiger, schneller und zuverlässiger.
Artikel lesenIhr nächstes IT-Projekt sollte mit einer Beispieldatei beginnen, nicht mit einem Workshop-Marathon
Für viele kleine und mittlere Automatisierungsprojekte braucht es am Anfang keinen riesigen Workshop. Eine echte Datei und ein echter Ablauf sagen oft mehr.
Artikel lesenKI in Office: Bitte nicht noch ein Chatfenster
KI wird in Unternehmen oft als weiteres Tool eingeführt. Dabei wäre sie viel nützlicher, wenn sie direkt dort arbeitet, wo die Aufgabe entsteht.
Artikel lesenDer Monatsbericht ist nicht Ihr Problem. Die 37 manuellen Zwischenschritte sind es.
Viele Unternehmen optimieren den Bericht. Dabei liegt das Problem vorher: in den manuellen Schritten, die niemand mehr hinterfragt.
Artikel lesenWarum der Praktikant Ihre wichtigste Excel-Datei nicht retten sollte
„Der kennt sich mit Excel aus“ ist keine Projektstrategie. Vor allem nicht bei geschäftskritischen Dateien.
Artikel lesenExcel ersetzen? Vielleicht ist das genau der falsche Reflex.
Der Ruf nach „Excel muss weg“ klingt modern. Aber manchmal zerstört er mehr Wert, als er schafft.
Artikel lesenGute Makros sind keine Bastellösung. Schlechte Prozesse schon.
Makros haben einen schlechten Ruf. Oft zu Unrecht. Das Problem ist nicht VBA – das Problem sind undokumentierte Abläufe ohne klare Struktur.
Artikel lesenWarum Standardsoftware oft genau am Sonderfall scheitert
Standardsoftware löst Standardprobleme. Aber was passiert mit den 20 Prozent Sonderfällen, die Ihren Alltag bestimmen?
Artikel lesenWenn Reporting jeden Monat nervt, ist das kein Naturgesetz
Monatsreporting muss nicht jedes Mal nach Copy & Paste, Formatprüfung und Nervenkitzel aussehen. Viele Schritte lassen sich sauber automatisieren.
Artikel lesenAutomatisierung muss nicht groß sein, um viel Geld zu sparen
Nicht jedes Automatisierungsprojekt braucht ein neues System. Manchmal reicht ein klar abgegrenzter Arbeitsschritt, der endlich nicht mehr manuell passiert.
Artikel lesenDas gefährlichste System im Unternehmen heißt: „Mitarbeiter weiß Bescheid“
Wenn ein Ablauf nur funktioniert, weil eine bestimmte Person ihn kennt, ist das kein Prozess. Es ist ein Risiko mit freundlichem Gesicht.
Artikel lesenDer größte Digitalisierungshebel steckt oft in einer hässlichen Excel-Datei
Nicht jede Digitalisierung beginnt mit Plattform, Cloud und Roadmap. Manchmal beginnt sie mit einer Datei, die alle benutzen und niemand anfassen will.
Artikel lesenIhr Excel ist nicht das Problem. Ihr Prozess ist es.
Viele Unternehmen schimpfen auf Excel. Dabei ist Excel oft nur der Bote. Das eigentliche Problem sitzt im Prozess dahinter.
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