Fachabteilungen bauen keine Schatten-IT, weil sie Lust auf Risiko haben

„Die Fachabteilung hat wieder etwas in Excel gebaut.“

Dieser Satz klingt oft vorwurfsvoll.

Als hätten Mitarbeiter absichtlich eine Schatten-IT aufgebaut. Als wollten sie Standards umgehen. Als hätten sie Freude an Risiko.

Meistens stimmt das nicht.

Fachabteilungen bauen Excel-Lösungen, weil sie ein Problem haben.

Jetzt.

Nicht nach sechs Monaten Projektlaufzeit. Nicht nach Budgetrunde. Nicht nach Auswahlprozess.

Jetzt.

Ein Bericht wird gebraucht. Eine Liste muss gepflegt werden. Daten müssen zusammengeführt werden. Ein Sonderfall passt nicht ins System. Ein Kunde braucht eine andere Auswertung. Ein interner Prozess muss irgendwie laufen.

Also macht jemand etwas Praktisches.

Excel ist verfügbar. Flexibel. Schnell. Verstanden.

Und plötzlich gibt es eine Lösung.

Am Anfang ist das nicht schlecht.

Im Gegenteil: Es zeigt, dass die Fachabteilung ihr Problem kennt und handlungsfähig ist.

Problematisch wird es später.

Wenn aus der Übergangslösung ein Dauerprozess wird.

Wenn mehrere Personen damit arbeiten.

Wenn Daten kritisch werden.

Wenn Makros entstehen.

Wenn die Datei nicht dokumentiert ist.

Wenn niemand weiß, wer sie warten kann.

Dann spricht man schnell von Schatten-IT.

Aber vielleicht sollte man genauer hinschauen.

Die provokante These: Schatten-IT ist oft kein Fehlverhalten der Fachabteilung, sondern ein Symptom dafür, dass der offizielle Prozess nicht schnell oder passend genug war.

Natürlich braucht es Standards. Natürlich braucht es Sicherheit. Natürlich darf nicht jede kritische Unternehmenslogik wild in Dateien verteilt sein.

Aber reine Verbote lösen das Problem selten.

Dann arbeiten Menschen eben heimlich weiter.

Besser ist ein pragmatischer Umgang:

Welche Excel-Lösungen sind unkritisch?

Welche sind wichtig, aber stabil genug?

Welche sind geschäftskritisch und müssen professionell überprüft werden?

Welche sollten automatisiert, dokumentiert oder in ein internes Tool überführt werden?

So wird aus Schatten-IT ein strukturierter Verbesserungsprozess.

Nicht jede Datei muss sofort ersetzt werden.

Aber wichtige Dateien sollten verstanden werden.

Sie sollten wartbar sein.

Sie sollten klare Prüfungen haben.

Sie sollten nicht nur im Kopf einzelner Personen existieren.

Und sie sollten dort technisch unterstützt werden, wo der manuelle Aufwand zu groß wird.

Der richtige Weg liegt meist zwischen zwei Extremen:

Nicht alles verbieten.

Nicht alles laufen lassen.

Sondern unterscheiden.

Excel-Lösungen aus Fachabteilungen enthalten oft viel wertvolles Prozesswissen. Dieses Wissen sollte man nicht bestrafen, sondern nutzen.

Die Frage ist nicht: Wie verhindern wir, dass Fachabteilungen Lösungen bauen?

Die Frage ist: Wie machen wir gute gewachsene Lösungen stabiler, sicherer und wartbarer?

Das ist eine viel produktivere Perspektive.

Und sie führt meistens zu besseren Ergebnissen.