„Das haben wir immer so gemacht“ ist keine Prozessbeschreibung

„Das haben wir immer so gemacht.“

Kaum ein Satz klingt im Arbeitsalltag harmloser.

Und kaum ein Satz kostet Unternehmen so zuverlässig Zeit.

Denn meistens kommt er nicht bei Abläufen, die perfekt funktionieren. Er kommt bei Abläufen, die niemand mehr richtig hinterfragt.

Warum wird dieser Export erst gespeichert und dann wieder importiert?
Warum wird die Spalte jedes Mal von Hand umbenannt?
Warum gehen drei Versionen der gleichen Datei per Mail herum?
Warum prüft jemand Werte manuell, obwohl die Regel eindeutig ist?

Antwort: Das haben wir immer so gemacht.

Das Problem ist nicht Tradition. Das Problem ist, wenn Tradition die einzige Dokumentation ist.

Ein Prozess, der nur durch Gewohnheit zusammengehalten wird, ist nicht robust. Er ist abhängig davon, dass alle Beteiligten weiterhin genau wissen, was gemeint ist.

Bis jemand neu dazukommt.
Bis jemand krank ist.
Bis ein Systemexport geändert wird.
Bis ein Kunde ein anderes Format schickt.
Bis eine Formel überschrieben wird.

Dann merkt man plötzlich: Der Prozess war nie wirklich beschrieben. Er wurde nur wiederholt.

Die provokante These: Viele manuelle Routinen sind nicht deshalb geblieben, weil sie sinnvoll sind. Sie sind geblieben, weil nie jemand gefragt hat, ob sie noch sinnvoll sind.

Und genau diese Frage ist unbequem.

Denn wer sie stellt, hört schnell: Dafür haben wir gerade keine Zeit.

Aber die Zeit ist längst weg. Sie verschwindet nur in kleinen Portionen.

Fünf Minuten hier. Zwanzig Minuten dort. Eine Stunde Nacharbeit am Monatsende. Eine Rückfrage, weil ein Feld fehlt. Ein Fehler, weil jemand den falschen Stand genommen hat.

Das wirkt im Einzelfall nicht dramatisch.

Über ein Jahr gerechnet sieht es anders aus.

Der erste Schritt ist oft nicht Automatisierung. Der erste Schritt ist Ehrlichkeit.

Was machen wir wirklich?
Warum machen wir es so?
Welche Schritte sind fachlich notwendig?
Welche Schritte sind nur historische Narben?

Erst danach lohnt sich die Technik.

Dann kann man entscheiden: Brauchen wir eine bessere Excel-Lösung? Ein Makro? Eine kleine Anwendung? Einen automatischen Import? Eine Plausibilitätsprüfung? Eine strukturierte Ausgabe?

Ohne diese Klärung automatisiert man sonst nur das alte Durcheinander.

Und ja, auch das passiert häufig.

Dann wird ein schlechter Prozess digitaler. Aber nicht besser.

Deshalb ist „Das haben wir immer so gemacht“ kein Grund, etwas zu behalten.

Es ist ein Hinweis, genauer hinzusehen.

Vielleicht ist der Ablauf gut. Dann lässt er sich erklären.

Vielleicht ist er überholt. Dann lässt er sich verbessern.

Aber solange niemand fragt, bleibt alles beim Alten.

Nicht weil es richtig ist.

Sondern weil es vertraut ist.