Man kann über Prozesse sehr lange reden.
Man kann Kästchen malen. Rollen definieren. Zielbilder beschreiben. Anforderungen sammeln. Workshops planen.
Oder man öffnet einfach die Datei, mit der täglich gearbeitet wird.
Was ist ehrlicher?
Für viele kleine und mittlere Automatisierungsprojekte ist eine konkrete Beispieldatei wertvoller als zehn abstrakte Prozessbeschreibungen.
Denn in der Datei sieht man die Realität.
Welche Daten kommen wirklich an?
Wie sehen Sonderfälle aus?
Welche Spalten werden umbenannt?
Wo sind manuelle Markierungen?
Welche Ergebnisse werden gebraucht?
Welche Hilfsschritte haben sich eingeschlichen?
Natürlich ersetzt eine Datei nicht jedes Gespräch. Aber sie verhindert viel Nebel.
Viele Anforderungen klingen in Meetings sauberer, als sie im Alltag sind.
„Wir importieren Lieferantendaten.“
Klingt einfach.
Bis man sieht, dass jeder Lieferant andere Spaltennamen nutzt, Dezimalzeichen variieren, Pflichtfelder fehlen und bestimmte Werte manuell korrigiert werden müssen.
„Wir erstellen monatlich einen Bericht.“
Klingt auch einfach.
Bis klar wird, dass die Daten aus fünf Dateien kommen, drei Formate haben und am Ende noch eine Managementansicht erzeugt werden muss.
Die Wirklichkeit liegt im Material.
Deshalb ist ein pragmatischer Projektstart oft sehr konkret:
Zeigen Sie die Datei.
Beschreiben Sie den Ablauf.
Sagen Sie, was nervt.
Sagen Sie, was auf keinen Fall kaputtgehen darf.
Sagen Sie, welches Ergebnis am Ende gebraucht wird.
Damit kann man viel anfangen.
Die provokante These: Viele Projekte werden am Anfang zu groß gedacht, weil niemand zuerst auf den tatsächlichen Arbeitsgegenstand schaut.
Wenn der konkrete Ablauf klar ist, wird auch der technische Weg klarer.
Vielleicht genügt ein Makro.
Vielleicht muss die Datei strukturell überarbeitet werden.
Vielleicht braucht es einen automatisierten Import.
Vielleicht sollte ein Teilprozess aus Excel herausgelöst werden.
Vielleicht ist eine individuelle kleine Anwendung sinnvoll.
Aber diese Entscheidung trifft man besser mit echtem Einblick als mit abstrakten Wunschlisten.
Das spart Zeit.
Und es verhindert Überengineering.
Nicht jedes Problem braucht eine Plattform. Nicht jede Automatisierung braucht ein langes Pflichtenheft. Nicht jede Verbesserung muss Monate dauern.
Viele Unternehmen haben sehr konkrete Schmerzen.
Eine Datei ist langsam.
Ein Bericht dauert zu lange.
Ein Import ist fehleranfällig.
Ein Prozess hängt an einer Person.
Ein Tool ist gewachsen und kaum noch wartbar.
Das sind keine vagen Digitalisierungsideen. Das sind klare Ansatzpunkte.
Und genau deshalb sollte der erste Schritt nicht immer ein Workshop-Marathon sein.
Manchmal reicht für den Anfang eine kurze Beschreibung, eine Beispieldatei und ein ehrliches Gespräch darüber, was heute nicht gut funktioniert.
Danach kann man entscheiden, wie groß das Thema wirklich ist.
Nicht vorher.
Wenn Sie eine Datei oder einen Ablauf haben, der verbessert werden soll: Eine echte Beispieldatei ist oft der schnellste Weg zu einer brauchbaren Einschätzung.
Projekt kurz schildern