Power Query oder VBA: Was ist für welche Aufgabe besser?

Man erkennt solche Themen selten daran, dass jemand sagt: Wir brauchen Digitalisierung. Man erkennt sie an Sätzen wie: „Das kopiere ich jeden Monat zusammen.“ „Da muss man aufpassen.“

„Das kann eigentlich nur Herr Schneider.“ Power Query ist kein VBA-Ersatz für alles. VBA ist kein Power-Query-Ersatz für alles. Genau deshalb lohnt sich die Unterscheidung. Der typische Fehler: Man baut sofort an der sichtbaren Datei herum. Noch eine Formel. Noch ein Makro. Noch ein Blatt. Noch eine Ausnahme. Kurzfristig hilft das. Langfristig entsteht genau die Datei, vor der später alle Respekt haben.

Bei Werkzeugfragen wird schnell religiös diskutiert. Das hilft niemandem. Datenimporte, Transformationen, Bedienlogik, Knöpfe und Sonderfälle brauchen keine Glaubensentscheidung, sondern eine nüchterne Einordnung. Wer nutzt es? Wie oft? Mit welchen Datenmengen? Mit welchen Berechtigungen? Muss es gleichzeitig von mehreren Menschen genutzt werden? Muss es dokumentiert und übergeben werden können?

Ein guter Einstieg ist meistens nicht der große Neubau. Ein guter Einstieg heißt: Datenaufbereitung eher Power Query, Interaktion und Office-Steuerung eher VBA. Was kommt rein? Was soll raus?

Welche Prüfungen müssen vorher passieren? Welche Ausnahmen dürfen automatisch verarbeitet werden, und welche müssen bewusst stehen bleiben? Wenn diese Fragen beantwortet sind, wird die technische Lösung oft viel kleiner als gedacht. Und gleichzeitig deutlich belastbarer. Die wichtigsten Fragen sind deshalb nicht besonders technisch:

• Wie viele Nutzer arbeiten gleichzeitig?
• Sind Berechtigungen wichtig?
• Wie stark ändern sich Regeln und Daten?
• Muss das Ergebnis revisionssicher oder nur praktisch sein?
• Ist Excel noch passend oder braucht es eine andere Basis?

Die provokante These: Wer diese Fragen nicht beantworten kann, braucht nicht zuerst mehr Software. Er braucht zuerst einen ehrlichen Blick auf den Ablauf. Und ja: Danach kann Software sehr viel bringen. Ein Makro. Ein kleines Tool. Eine bessere Vorlage. Ein Importknopf. Eine Prüfung. Eine Datenbank. Eine Automatisierung zwischen Excel, Outlook, Word oder Microsoft 365. Aber dann löst Technik ein konkretes Problem. Nicht ein diffuses Gefühl.