Warum Standardsoftware an den letzten 20 Prozent scheitert

Man erkennt solche Themen selten daran, dass jemand sagt: Wir brauchen Digitalisierung. Man erkennt sie an Sätzen wie: „Das kopiere ich jeden Monat zusammen.“ „Da muss man aufpassen.“

„Das kann eigentlich nur Herr Schneider.“ Standardsoftware löst oft 80 Prozent sauber. Die letzten 20 Prozent sind aber genau die Stellen, an denen Ihr Unternehmen anders arbeitet als der Durchschnitt. Der typische Fehler: Man baut sofort an der sichtbaren Datei herum. Noch eine Formel. Noch ein Makro. Noch ein Blatt. Noch eine Ausnahme. Kurzfristig hilft das. Langfristig entsteht genau die Datei, vor der später alle Respekt haben.

Für Geschäftsführer und Abteilungsleiter ist das kein Technikthema. Es ist eine Entscheidungsfrage. Sonderfälle, Ausnahmen, Fachlogik oder gewachsene Kundenanforderungen wirken klein, bis sie regelmäßig Zeit binden, Fehler erzeugen oder an einer Schlüsselperson hängen. Und genau dort wird aus einem operativen Ärgernis plötzlich ein Managementthema. Ein guter Einstieg ist meistens nicht der große Neubau. Ein guter Einstieg heißt: nicht alles im Standard erzwingen, sondern Ergänzungen bewusst bauen.

Was kommt rein? Was soll raus? Welche Prüfungen müssen vorher passieren? Welche Ausnahmen dürfen automatisch verarbeitet werden, und welche müssen bewusst stehen bleiben?

Wenn diese Fragen beantwortet sind, wird die technische Lösung oft viel kleiner als gedacht. Und gleichzeitig deutlich belastbarer. Die wichtigsten Fragen sind deshalb nicht besonders technisch:

• Welche Arbeit wiederholt sich wirklich?
• Welche Datenquelle ist verbindlich?
• Welche Fehler treten immer wieder auf?
• Wer muss das Ergebnis prüfen oder freigeben?
• Was passiert, wenn der Ablauf morgen nicht funktioniert?

Die provokante These: Wer diese Fragen nicht beantworten kann, braucht nicht zuerst mehr Software. Er braucht zuerst einen ehrlichen Blick auf den Ablauf. Und ja: Danach kann Software sehr viel bringen. Ein Makro. Ein kleines Tool. Eine bessere Vorlage. Ein Importknopf. Eine Prüfung. Eine Datenbank. Eine Automatisierung zwischen Excel, Outlook, Word oder Microsoft 365. Aber dann löst Technik ein konkretes Problem. Nicht ein diffuses Gefühl.