Welche Unterlagen brauchen wir für eine erste Einschätzung?

Man erkennt solche Themen selten daran, dass jemand sagt: Wir brauchen Digitalisierung. Man erkennt sie an Sätzen wie: „Das kopiere ich jeden Monat zusammen.“ „Da muss man aufpassen.“

„Das kann eigentlich nur Herr Schneider.“ Für eine erste Einschätzung braucht niemand ein perfektes Pflichtenheft. Meist reichen die Dateien, das Ziel und die Stellen, an denen es regelmäßig nervt. Der typische Fehler: Man baut sofort an der sichtbaren Datei herum. Noch eine Formel. Noch ein Makro. Noch ein Blatt. Noch eine Ausnahme. Kurzfristig hilft das. Langfristig entsteht genau die Datei, vor der später alle Respekt haben.

Für neue Kunden ist die größte Hürde oft nicht die Technik. Es ist die Frage: Ist unser Problem überhaupt konkret genug? Meistens ja. Gerade bei Beispieldateien, Exporte, Vorlagen, Fehlermeldungen oder gewünschte Ergebnisse reicht für den Einstieg oft eine aktuelle Datei, ein Beispiel für das gewünschte Ergebnis und eine ehrliche Beschreibung, wo es heute hakt. Ein guter Start braucht meistens drei Dinge:

• eine echte Beispieldatei oder einen echten Export
• ein Beispiel für das gewünschte Ergebnis
• zwei bis fünf Sonderfälle, die heute regelmäßig Ärger machen

Mehr ist oft gar nicht nötig, um die Richtung zu erkennen. Natürlich werden Details später wichtig. Aber am Anfang geht es nicht darum, ein perfektes Lastenheft zu schreiben. Es geht darum, den echten Ablauf zu verstehen. Die wichtigsten Fragen sind deshalb nicht besonders technisch:

• Welche Datei oder welcher Export zeigt den Ist-Zustand?
• Wie sieht ein gutes Ergebnis aus?
• Welche Sonderfälle sind typisch?
• Wie oft läuft der Prozess?
• Wo entsteht heute der meiste Ärger?

Die provokante These: Wer diese Fragen nicht beantworten kann, braucht nicht zuerst mehr Software. Er braucht zuerst einen ehrlichen Blick auf den Ablauf. Und ja: Danach kann Software sehr viel bringen. Ein Makro. Ein kleines Tool. Eine bessere Vorlage. Ein Importknopf. Eine Prüfung. Eine Datenbank. Eine Automatisierung zwischen Excel, Outlook, Word oder Microsoft 365. Aber dann löst Technik ein konkretes Problem. Nicht ein diffuses Gefühl.