Die Zelle enthält eine Zahl. Also ist der Datensatz korrekt. Leider nein. Eine Menge von 4.500 Stück kann technisch eine gültige Zahl sein. Wenn der übliche Bereich zwischen 20 und 80 liegt, ist sie trotzdem auffällig.
Ein Enddatum kann korrekt formatiert sein. Wenn es vor dem Startdatum liegt, stimmt der Vorgang dennoch nicht. Eine Kostenstelle kann existieren. Wenn sie nicht zur gewählten Abteilung passt, bleibt die Zuordnung falsch. Genau darum geht es bei Plausibilitätsprüfungen.
Nicht nur: Ist etwas ausgefüllt? Sondern: Passt es fachlich zusammen? Excel-Listen lassen sich auf mehreren Ebenen prüfen. Formale Prüfungen kontrollieren Datentyp, Pflichtfelder, Länge oder erlaubte Werte.
Logische Prüfungen betrachten Abhängigkeiten: Wenn Status „abgeschlossen" ist, muss ein Abschlussdatum vorhanden sein. Wenn Land Deutschland ist, muss die Postleitzahl einem bestimmten Muster folgen. Wenn Zahlungsart Rechnung ist, werden andere Angaben benötigt als bei Lastschrift. Statistische oder historische Prüfungen suchen ungewöhnliche Abweichungen: Werte deutlich über dem Durchschnitt, starke Veränderungen zum Vormonat, ungewöhnliche Häufungen oder fehlende Daten in einem erwarteten Zeitraum.
Abgleichprüfungen vergleichen mit anderen Quellen: Existiert die Artikelnummer im Stamm? Ist der Kunde aktiv? Passt die Kombination aus Projekt und Kostenstelle? Der entscheidende Punkt: Nicht jede Auffälligkeit ist ein Fehler. Ein ungewöhnlich hoher Auftrag kann vollkommen korrekt sein.
Deshalb sollte ein gutes Prüfsystem nicht alles automatisch ablehnen.
Es sollte unterscheiden:
- Was ist eindeutig unzulässig?
- Was ist ungewöhnlich und braucht eine Bestätigung?
- Was fehlt und muss ergänzt werden?
- Was kann automatisch korrigiert werden?
Eine Plausibilitätsprüfung ersetzt keine Fachentscheidung. Sie bereitet sie vor. Statt dass Mitarbeiter zufällig über Fehler stolpern, erhalten sie eine konzentrierte Liste mit den Datensätzen, die Aufmerksamkeit verdienen. Das ist nicht nur schneller.
Es macht Qualität reproduzierbar. Denn dieselbe Regel gilt morgen, nächsten Monat und bei der nächsten Vertretung genauso.
Beginnen Sie mit den fünf Fehlern, die in Ihrer Excel-Liste am häufigsten vorkommen oder den größten Schaden verursachen. Eine kleine, klare Prüflogik ist meist wertvoller als hundert Warnungen, die niemand ernst nimmt.
Projekt kurz schildern