Excel kann CSV-Dateien öffnen. Also ist das Problem gelöst. Oder? Der Standardimport löst genau eine Aufgabe: Er bringt getrennte Textwerte irgendwie in Spalten.
Er kennt aber Ihren Prozess nicht. Excel weiß nicht, dass die zwölfstellige Artikelnummer ihre führende Null behalten muss. Es weiß nicht, dass ein leeres Feld in Spalte G kritisch ist. Es weiß nicht, dass ein Lieferant die Überschrift geändert hat. Und es weiß auch nicht, dass Beträge über 50.000 Euro geprüft werden müssen.
Das Ergebnis kann optisch völlig normal aussehen und trotzdem falsch sein. Genau das macht CSV-Importe gefährlich. Offensichtliche Fehler fallen auf. Verschobene Spalten, kaputte Umlaute oder eine Datei, die gar nicht geöffnet wird, sorgen sofort für Rückfragen.
Schwieriger sind die stillen Abweichungen:
- Postleitzahlen verlieren führende Nullen.
- Lange Kennungen werden wissenschaftlich dargestellt.
- Datumswerte werden unterschiedlich interpretiert.
- Dezimalzeichen wechseln je nach Quelle.
- leere Werte werden als Null behandelt.
- zusätzliche Spalten verschieben nachgelagerte Formeln.
- Zahlen bleiben Text und werden in Summen ignoriert.
Der Nutzer sieht eine Tabelle. Das System sieht aber vielleicht etwas völlig anderes. Ein besserer Import beginnt deshalb mit festen Erwartungen. Welche Spalten müssen vorhanden sein?
Welche Reihenfolge ist erlaubt? Welche Felder sind Text, Zahl oder Datum? Welche Wertebereiche sind plausibel? Welche Abweichungen dürfen automatisch korrigiert werden?
Welche müssen den Import stoppen? Für gelegentliche, kleine Dateien kann Power Query eine gute Lösung sein. Wiederkehrende Importe mit komplexen Prüfungen können über VBA oder ein kleines Tool besser abgebildet werden. Bei größeren Datenmengen oder mehreren Nutzern kann eine Datenbank dazukommen.
Aber die Werkzeugfrage kommt erst nach den Regeln. Denn auch der technisch schönste Import bleibt unsicher, wenn niemand festgelegt hat, was „korrekt" bedeutet. Der Standardimport ist nicht schlecht. Er ist nur neutral.
Und neutrale Werkzeuge treffen keine fachlichen Entscheidungen für Sie.
Wenn Sie nach jedem CSV-Import Formate korrigieren, Spalten prüfen oder Formeln reparieren, ist das kein unvermeidbarer Teil der Arbeit. Diese Schritte lassen sich meist als feste Importlogik abbilden.
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