Lieferant A nennt es Artikelnummer. Lieferant B nennt es SKU. Lieferant C schickt gar keine Überschrift, dafür aber drei Preisfelder und eine Farbkennung, die nur in einer separaten PDF erklärt wird. Willkommen in der Datenaufbereitung im Einkauf.
Die Dateien kommen als Excel, CSV oder Export. Manche haben feste Spalten. Manche ändern sich bei jedem Update. Manche enthalten Nettopreise, andere Bruttopreise. Einheiten, Währungen, Lieferzeiten und Verpackungsgrößen folgen jeweils ihrer eigenen Logik. Und intern soll am Ende alles in dieselbe Struktur.
Also wird kopiert, umbenannt, verschoben, gerechnet und kontrolliert. Jedes Mal. Das Problem ist nicht, dass Lieferanten unterschiedliche Systeme verwenden. Das Problem ist, dass die Umwandlung häufig nur im Kopf einzelner Mitarbeiter existiert.
„Bei diesem Lieferanten muss Spalte H durch Spalte D geteilt werden." „Die erste Zeile kann weg." „Wenn in der Mengeneinheit CT steht, müssen wir auf Stück umrechnen." Solche Regeln sind wertvoll. Aber sie gehören nicht in Zurufe und gelbe Notizzettel.
Eine automatische Aufbereitung kann diese Unterschiede systematisch behandeln. Die Datei wird zunächst erkannt. Spalten werden zugeordnet. Formate werden vereinheitlicht. Preise und Mengen werden nach festen Regeln umgerechnet. Pflichtfelder werden geprüft. Unbekannte Werte landen nicht still in der Zieldatei, sondern in einer Fehler- oder Klärungsliste.
Wichtig ist dabei: Automatisierung darf Unterschiede nicht verstecken. Wenn ein Lieferant plötzlich eine neue Einheit verwendet oder eine Spalte anders befüllt, sollte das sichtbar werden. Ein guter Prozess sagt nicht nur: 9.842 Datensätze importiert. Er sagt auch: 9.801 Datensätze verarbeitet, 31 mit fehlender Artikelnummer, 10 mit unbekannter Einheit.
Erst dann entsteht Kontrolle. Technisch kann die Lösung in Excel, Power Query, VBA oder einem kleinen Importtool umgesetzt werden. Entscheidend ist die Anzahl der Lieferanten, die Häufigkeit, die Datenmenge und die Komplexität der Regeln. Die größte Zeitersparnis entsteht aber nicht beim schnellen Kopieren.
Sie entsteht dadurch, dass niemand mehr jedes Mal überlegen muss, wie Lieferant C eigentlich behandelt wird.
Sammeln Sie für den Start drei typische Lieferantenlisten und eine Zieldatei. Daraus lässt sich meist bereits eine robuste Zuordnungs- und Prüflogik entwickeln, ohne alle Sonderfälle theoretisch vorab beschreiben zu müssen.
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