Drei Exporte. Vier Dateien. Eine Auswertung. Was kann schon schiefgehen? Eine ganze Menge. Denn Daten zusammenzuführen bedeutet nicht, Tabellen einfach untereinanderzukopieren.
Vielleicht enthält der ERP-Export die Auftragsnummer. Die CSV-Datei enthält Lieferdaten. Eine Excel-Liste ergänzt interne Zuständigkeiten. Und eine vierte Datei liefert manuell gepflegte Kommentare. Damit daraus ein belastbarer Report wird, müssen diese Informationen eindeutig zusammenfinden.
Genau hier beginnt die eigentliche Arbeit. Welches Feld verbindet die Quellen? Ist die Auftragsnummer überall gleich geschrieben? Gibt es führende Nullen?
Kann ein Auftrag mehrere Positionen haben? Was passiert, wenn die Stammdaten unterschiedliche Namen enthalten? Welche Quelle ist führend, wenn Werte nicht übereinstimmen? Viele manuelle Lösungen funktionieren nur deshalb, weil ein Mitarbeiter diese Fragen jeden Monat spontan beantwortet.
Er erkennt, dass „Müller GmbH" und „Mueller GmbH & Co. KG" derselbe Kunde sind. Er weiß, dass eine bestimmte Exportzeile ignoriert werden muss. Er ergänzt eine fehlende Kostenstelle aus dem Gedächtnis. Das ist beeindruckend. Aber es ist keine stabile Datenverarbeitung.
Eine gute Zusammenführung braucht drei Dinge: Erstens: klare Schlüssel. Zweitens: feste Regeln für Konflikte und fehlende Werte. Drittens: eine sichtbare Liste der Datensätze, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten.
Power Query kann für viele solcher Aufgaben sehr geeignet sein. VBA kann zusätzliche Logik, Bedienung oder Prüfungen ergänzen. Bei komplexeren Beziehungen kann eine Datenbank sinnvoll werden. Aber auch hier gilt: Das Werkzeug löst keine unklaren Zuständigkeiten zwischen Datenquellen.
Wenn zwei Systeme unterschiedliche Wahrheiten liefern, muss der Prozess entscheiden, welche verwendet wird. Am Ende sollte der Nutzer nicht nur eine fertige Excel-Datei bekommen.
Er sollte nachvollziehen können:
- Welche Dateien wurden verarbeitet?
- Von welchem Stand?
- Wie viele Datensätze wurden verbunden?
- Welche konnten nicht zugeordnet werden?
- Welche Werte wurden überschrieben oder ergänzt?
Dann wird aus einem monatlichen Bastelvorgang eine wiederholbare Datenaufbereitung.
Wenn Sie Daten aus mehreren Exporten zusammenführen, schicken Sie nicht nur das gewünschte Ergebnis. Die Originaldateien und zwei typische Problemfälle sind mindestens genauso wichtig – denn dort steckt die eigentliche Logik. --- # Themenblock: Microsoft 365 / SharePoint / Teams
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